Pengertian Arsip : Karakteristik, Fungsi, Tujuan Dan Jenisnya

Jenis Jenis Tujuan Fungsi Karakteristik Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

finArsip merupakan suatu kumpulan catatan yang disimpan secara sistematis sebab memiliki suatu kegunaan supaya tiap-tiap kali dibutuhkan bisa secara gampang dan pesat ditemukan.
Istilah lain dari arsip merupakan semua sesuatu yang berkenaan dengan penyimpanan semua surat yang mencakup korespondensi, surat-surat perintah, surat edaran, akte. Atau simpelnya arsip merupakan pembendaharaan surat-surat termasuk di dalamnya surat-surat yang sudah dihasilkan buku atau kitab, bagus mendani benda-benda surat ataupun mengenai daerah penyimpanan surat-surat.

. Kata Arsip mungkin bagi anda telah tak asing lagi atau malahan hampir tiap-tiap hari anda mendengarkannya. Apa yang dimaksud dengan Arsip. Nah pada potingan kali ini kami membeberkan perihal Pengertian Arsip, Tipe Arsip dan Fungsi Arsip.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Pengertian arsip di Negara kita (Indonesia), dikontrol dalam undang- undang Nomor 7 tahun 1971 perihal : KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN yang pada BAB 1 pasal 1 berbunyi sebagai berikut. Arsip merupakan :

Seperti dikutip dari wikipedia. Berdasarkan Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 perihal Kearsipan, Arsip merupakan rekaman kesibukan atau momen dalam bermacam-macam wujud dan media pantas dengan perkembangan teknologi kabar dan komunikasi yang dihasilkan dan diterima oleh institusi negara, pemerintahan tempat, institusi pengajaran, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pengerjaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.

Naskah -naskah yang dihasilkan dan diterima oleh Institusi Negara dan Badan -Badan Pemeritahan dalam wujud corak apa saja, bagus dalam kondisi tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pengerjaan kesibukan pemerintahan.
Naskah -naskah yang dihasilkan dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam wujud corak apa saja, bagus dalam kondisi tunggal ataupun berkelompok, dalam rangka pengerjaan kehidupan kebangsaan.

Arsip sungguh-sungguh berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip memiliki ciri khusus yang berbeda dengan bahan pustaka diantaranya merupakan arsip semestinya asli dan terpercaya sebagai alat bukti yang resmi, infonya utuh, dan menurut asas asal usulan (principle of provenance) dan undang-undang orisinil (principle oforiginal order).

Baca Juga: Bangun Ruang

Secara Lazim arsip merupakan ialah tiap-tiap catatan ( record /warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam wujud huruf, angka atau gambar yang memiliki arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan kabar, yang terekam pada kertas (kartu/formulir), kertas film ( slide , film strip, makro film), media komputer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain – lain.

Tipe Arsip
Arsip Konvensional; figur: arsip kertas
Arsip Media Baru; figur: arsip micro film, kaset dan lainnya.

Fungsi Arsip
Diamati dari fungsinya dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan sehari-hari, fungsi arsip dibagi atas “arsip dinamis” dan “arsip statis” (pasal 2 UU No 7 tahun 1971).
Arsip Dinamis, yang dipergunakan secara lantas dalam perencanaan, pengerjaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada lazimnya atau dipergunakan secara lantas dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip Statis, yang tak dipergunakan secara lantas untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari dministrasi negara.

Tujuan Arsip
Arsip menyediakan kabar. Berita yang terdapat didalam arsip ialah sejumlah data terolah dan terpilih yang dibentuk dengan teratur sehingga mempermudah manajer jika memerlukan kabar manajer tak perlu tersandung kecakapan untuk mengingat-ingat sesuatu disamping itu manager yang berharap mengenal kedudukan perusahaan bisa menerapkan arsipnya sehingga dia bisa membikin keputusan yang ideal.
Arsip mempermudah pengawasan. Arsip yang tersimpan rapih ialah sumber yang sungguh-sungguh bermanfaat untuk mengadakan perbandingan antara hasil yang didapat dengan hasil yang diharapkan manager bisa menerapkan standar pengerjaan untuk mengevaluasi hasil riil dengan perbuatan itu, dia bisa mempertimbangkan tingkat efisiensi dan efektifitas manajemen yang sedang dipimpinnya. Berita yang dikasih arsip pada manager disangga oleh alasan kuat untuk mengadakan perbuatan perbaikan kepada semua pemborosan dan penyimpangan
Arsip ialah alat untuk membikin kebijaksanaan. Kendatipun kegunaan arsip dalam menyusun keputusan itu tak lantas, arsip dianggap sebagai bahan yang sungguh-sungguh bermanfaat untuk penafsiran analisis dan penentuan opsi kebijaksanaan yang akan dijalankan. Kebijaksanaan semestinya dibentuk menurut data sehingga bisa memandang kecenderungan sebuah kebijaksanaan di masa yang akan datang.
Arsip mempermudah pembakuan kerja. Arsip yang distandarisasi memberikan kemudahan yang berarti bagi pemakai arsip itu, sebab arsip-arsip diseragamkan bagus wujudnya ataupun sistemnya, pemakai arsip itu menerima kemudahan yang besar dalam penyelidikan kabar.
Arsip memenuhi undang – undang. Banyak hal yang ditujukan kedalam arus metode arsip bisa menjadi bahan pembuktian dari sudut tata tertib bukti-bukti itu bukan saja memerintah manajer untuk menunaikan keharusannya melainkan juga ialah perlindungan bagi perusahaan. Bukti-bukti yang tersimpan dalam arsip mempermudah manajer dalam pengontrolan waktu.

Kata arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang artinya simpanan dan dalam bahasa Inggris “File”. Dalam bahasa latin “Archievum” yang berarti penyimpanan (gedung penyimpanan) surat-surat, aturan-aturan, undang-undang, dan lainnya.
Terdapat dua tipe arsip,

1. Arsip surat keluar
2. Arsip surat masuk
   Adapun daerah untuk menaruh arsip disebut “MAP” dengan bermacam-macam macamnya, antara lain:
3. Stopmap Folio untuk menaruh surat yang akan ditandatangani oleh kepala.
4. Snelhecter Map untuk menaruh surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dan sebagainya.
5. Order Map. Ini dua tipe:
   a. Yang besar berukuran 28.5 x 34.5 cm untuk menaruh laporan daftar gaji, dan lainnya.
   b. Yang kecil berukuran 28.5 x 17.5 cm untuk menaruh surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dan sebagainya.

A. Cara Kearsipan
Ada dua tipe metode kearsipan

1. Menurut “nomor surat” merupakan dimana surat disimpan menurut urusannya masing-masing seperti: surat-surat yang berkaitan dengan keuangan diarsipkan pantas dengan arsip keuangan.
2. Menurut seputar merupakan kearsipan dimana penyimpanan surat-surat itu menurut seputar surat.

B. Komponen-Komponen Arsip

1. Arsip Permanent merupakan arsip surat-surat penting yang ada hubungnnya dengan kantor atau perusahaan yang bersangkutan.
2. Arsip Active merupakan surat-surat yang tiap-tiap waktu masih diperlukan.
3. Arsip inactive merupakan arsip dari surat yang sudh jarang digunakan, lazimnya surat-surat yang lebih dari satu tahun.
4. Arsip mati merupakan arsip dari surat yang telah tak pernah digunakan lagi (lazimnya surat-ssurat yang lebih dari 5 tahun).
   Dilema kearsipan sungguh-sungguh penting karena pada kantor besar lazimnya diadakan suatu daerah khusus yang ialah sentra penyimpanan arsip dengan staff khusus, dimana surat segala komponen kantor ditentukan menjadi satu.
   Profit pemusatan arsip sebagai berikut:
5. Pertanggungjawaban segala arsip dipikulkan terhadap seorang pegawai atau staf
6. Arsip bisa digunakan oleh seluruh komponen pada daerah yang tertentu.
7. Surat-surat itu tak tersebar pada masing-masing komponen yang kadang-kadang dapat sirna terlupakan dan lain sebagainya.
8. Seluruh rahasia kantor, perusahaan atau suatu organisasi bisa terjamin.

C. Sistem Menaruh Arsip

1. Komponen arsip mendapatkan arsip surat masuk dan keluar dari seluruh komponen kantor.
2. Sebelum surat-surat itu masuk bendel arsip, semestinya dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar.
3. Sesudah dipisahkan berdasarkan surat masuk dan keluar kemudian dipisahkan berdasarkan komponen-komponen (komponen keuangan, kepegawaian, dan sebagainya). Jadi arsip komponen yang memiliki bundel tersendiri.
4. Sesudah penggolongan berdasarkan komponen-komponen kantor, baur sudat dibentuk. Umumnya setiap bendel dimana induk (nomor polite) yang bersifat code, yaitu yang mempermudah pemeriksaan.
5. Selesai dengan penggolongan kemudian arsip dibentuk berdasarkan tanggal masuk keluarnya surat. Lalu dimasukkan dalam bendel arsip sesudah dilobangi dengan alat yang dinamakan “Ferforator”.
6. Bila surat-surat telah masuk dalam bendel itu lalu dibentuk lagi dalam rak yang disebut rak arsip.

D. Perumusan Arsip
Surat yang tak digunakan sebab telah lebih kwatunya tak boleh dibuang melainkan semestinya disimpan sebagai benda-benda arsip. Daerah penyimpanan itu semestinya terjammin keselamtannya dan keamanannya. Seandainya benda-benda itu telah waktunya dibinasakan semestinya memenuhi aturan yang sudah ditentukan oleh aturan negara, organisasi, perusahaan, dan lainnya.

E. Surat Yang Langsung Disimpan

1. Surat yang tak membutuhkan jawaban
2. Surat yang tak penting untuk dipelajari sebab isi surat itu tak memiliki kekerabatan sama sekali dengan urusan profesi atau kantor atau perusahaan.
3. Surat yang telah ialah suatu yang basi atau tak penting.

F. Surat Yang Tak Langsung Disimpan

1. Surat yang membutuhkan jawaban atau balasan
2. Surat yang mengandung permintaan yang bersangkutan dengan urusan profesi dari jawatan, kantor atau perusahaan.
3. Surat edaran yang bertalian dengan urusan profesi.
4. Surat apa saja yang semestinya dipelajari dulu sebelum disimpan.
5. Surat perintah yang berkaitan dengan urusan profesi.
6. Surat yang memuat aturan perundang-undangan.
   Sesudah surat-surat hal yang demikian telah tak terpakai lagi disediakan suatu daerah yang khusus terpisah satu dengan lainnya.